ALE Combustíveis
Preparados para o futuro
Com SQL Server 2000, sistema gera orçamentos para cinco anos

Hoje, a empresa possui duas bases próprias, quatro postos-escola e 450 postos revendedores em Minas Gerais, Goiás, São Paulo, Rio de Janeiro, Paraná, Distrito Federal e Espírito Santo. Para ordenar a sua expansão, a companhia elaborou um planejamento estratégico que até 2006 contempla um horizonte de cinco anos, prazo no qual atingirá uma rede de 800 postos revendedores nos estados de Minas Gerais, Goiás, São Paulo, Rio de Janeiro, Paraná, Distrito Federal e Espírito Santo.

Para fazer as projeções da companhia visando atender o mercado, a ALE utilizava-se de recursos do software Excel, do pacote de aplicativos Microsoft Office 97. Mas após alguns anos as planilhas já não atendiam a demanda de projeção para mais de quatro estados, os relatórios passaram a ficar mais complexos e as máquinas a não suportarem os orçamentos. A demanda reprimida por relatórios e gráficos de informação era grande e o prazo disponível para disseminar dados gerenciais para a diretoria da empresa era relativamente curto. “Embora retratasse nossa realidade, o Excel já não suportava tantos cálculos com segurança”, conta Oliveiros Geraldo Soares, supervisor de Orçamentos e Custos da ALE Combustíveis.

Com um ERP transacional próprio, a ALE precisava munir a gerência de uma solução mais completa e que suportasse o processo de tomada de decisão. Assim, a partir de 2001, a empresa passou a vislumbrar a implantação do projeto denominado SIG (Sistema de Informações Gerenciais) e Orçamento Corporativo.

Os relatórios a serem disponibilizados contemplavam orçamentos corporativo e de vendas, incluindo margem, valor por venda, custo, litragem, desempenho da equipe de vendas da empresa, frete e distribuição.

Nesta época, a planilha em Excel gerada já tinha 56 MB e só rodava em Pentium III com 128 MHz de RAM, ou seja, exigia um hardware muito robusto para abri-la. Além disso não havia segurança que garantisse a qualidade dos dados, dada a quantidade de fórmulas. Outras vezes, perdia-se a referência destas fórmulas, o que causava transtorno para o usuário.

A solução
A partir dos recursos de Business Intelligence do Microsoft SQL Server 2000 foram criados dois datamarts: um focado em Vendas e outro em Orçamento Corporativo. Esse desenvolvimento só foi possível pela parceria com a Flag IntelliWan, empresa de consultoria, serviços e treinamento em TI, sediada em Belo Horizonte, que projetou e construiu os Datamarts. Certified Gold Partner for Enterprise Systems, a empresa também foi responsável pela importação e consolidação dos dados fontes e pela criação das consultas e relatórios que serviram de base para os usuários.

No caso do Datamart de Vendas, foram criados vários pacotes DTS (Data Transformation Services) que importam e consolidam os dados provenientes de diversas tabelas fontes do sistema de gestão/ERP da empresa, chamado de SICOF. Desse modo, a diretoria Comercial e o departamento de Planejamento puderam criar e personalizar seus próprios relatórios através da planilha do Excel, presente no Microsoft Office XP. O SQL Server 2000 foi fundamental no quesito segurança, já que informações vitais para o negócio da empresa deixaram de ser armazenadas em planilhas e foram consolidadas e centralizadas no banco de dados. Desta forma, foram definidas todas as regras de acesso às informações.

Com o SQL Server 2000 também foram eliminadas as ocorrências de travamento ou longas esperas devido a execução de processos, em função do elevado tamanho das planilhas. O servidor de banco de dados da Microsoft processa de forma centralizada todas as operações e cálculos, melhorando o uso da solução.

De acordo com Adriano Campos, diretor comercial da Flag IntelliWan, no caso do Datamart de Orçamentos, foi criado um sistema Web, desenvolvido com o Microsoft Visual Studio .NET, capaz de implementar as regras de negócios transacionais e realizar o processo de orçamentos desde a presidência até o assessor de vendas, contemplando previsões para os próximos quatro anos. De forma análoga ao anterior, as informações eram importadas para o Datamart do Orçamentos, a partir do qual várias consultas e gráficos foram criados e personalizados..

As primeiras versões dos Datamarts de Vendas e de Orçamento foram finalizadas em novembro de 2002. A segunda versão para Vendas está em fase de desenvolvimento. Ao todo, a empresa investiu cerca de R$ 45 mil, incluindo o investimento em serviços e software.

Os benefícios
Após a implementação do Sistema de Orçamento, que está operacional desde janeiro de 2003, a empresa pôde ter o controle de receitas e despesas por centros de custos, com uma velocidade surpreendente. As informações foram pré-formatadas e criou-se relatórios sobre vendas e sobre a rede de distribuidores, com dados financeiros e a praticidade das tabelas. “Obtenho qualquer relatório, cruzando dados diversos em minutos. Antes isso poderia levar até três dias, dependendo da demanda do usuário”, conta Soares.

A diretoria foi abastecida com dezenas de relatórios e gráficos personalizados sobre a gestão financeira e orçamentária da empresa, ganhando uma visão muito mais ampla, com rapidez.

Hoje, os próprios diretores e gerentes personalizam seus relatórios, por meio de recursos OLAP do Office XP, eliminando o overhead e o custo do processo de desenvolvimento de relatórios que recaía sobre a área de TI. Estima-se que levaria pelo menos um ano para desenvolver manualmente todos os relatórios e respectivas variações gerados através dos datamarts de Orçamento e Vendas.

A ALE também passou a deter o controle efetivo dos orçamentos da empresa desde a presidência até o assessor de vendas, cobrindo toda a hierarquia e regiões de negócio da distribuidora, com maior controle sobre as metas de faturamento por força de venda.